due date

เมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมา มีเรื่องราวหลาย ๆ เรื่องเกิดขึ้นที่ office ครับ เรื่องหนึ่งเกี่ยวกับการเงิน … คือ ลูกค้าไม่ยอมจ่ายเงิน “ตามที่ได้ตกลงกันเอาไว้” หลัง due date ฝ่ายดูแลบัญชีก็โทรไปถามว่า จะรับเช็คได้อย่างไรเมื่อไหร่ ตามปกติ (แต่ “ปกติ” คือ ลูกค้าจะนัดวันรับ หรือโทรมาบอกให้เข้าไปรับเช็ค) แต่รายนี้หลังจากรับ invoice แล้วก็ไม่ได้พูดอะไร โดยใน invoice ก็เขียนชัดเจนว่า due date คือเมื่อไหร่

พอผ่าน due date ไปหนึ่งสัปดาห์คุณคนเขียนส่ง email ไปทวงถาม ว่าดังนี้

Regarding the {PROJECT} project which has been delivered on July 21, 2007. According to the signed quotation, the payment is dued 15 days after project delivery.

I would like to remind you that the invoice number {INVOICE NUMBER} in the amount of {AMOUNT} baht (posted on August 1, 2007) was due since August 16, 2007.

Please kindly make the payment within 5 working days.

โดยใน quotation ที่ลูกค้าเซ็นตกลงกลับมา ก็มีข้อความชัดเจนพอสมควร ว่าดังนี้

หรือว่าสักแต่ว่าเซ็น ไม่อ่าน?

เอาหละ ทีนี้ ลูกค้าตอบกลับมาว่า

ชี้แจงสำหรับการชำระเงิน {PROJECT} ทางบริษัท {COMPANY} จำกัด ได้รับFAX INVOICE 1/8/07 เรียบร้อยแล้ว ซึ่งเครดิตปกติของบริษัทคือ 60 วัน นับจากวันวางบิล(ต้นฉบับ) ดังนั้นจะได้รับเช็คศุกร์ที่ 2 ของเดือนตุลาคม (บริษัทจะจ่ายเช็คเฉพาะศุกร์ที่2 และ4ของเดือนเท่านั้น) โดยเช็คต้องเซ็น2คน (กรรมการอีกหนึ่งท่านจะกลับเมืองไทยเฉพาะวันเซ็นเช็คเท่านั้น) แต่คุณอ๊อดสั่งให้ดำเนินการเบิกจ่ายให้ก่อน ประมาณกลางเดือนกันยายน

ดังนั้นเช็คของ {COMPANY} จะจ่ายได้เร็วที่สุดคือ ศุกร์ที่ 15/09/07

จึงเรียนมาเพื่อทราบ

แหะ ๆๆๆ สนุกจัง

คุณคนเขียนก็คงจะ รับทราบ และดำเนินการตามขั้นตอนปกติของบริษัท คือเมื่อถึงเวลาที่กำหนดแล้ว (5 วันที่แจ้งไว้) คุณคนเขียนก็คงจะให้ทางฝ่ายดูแลบัญชีส่งจดหมาย “ทวงหนี้” อย่างเป็นทางการต่อไป

เรื่องของเรื่องคือ มีโอกาสคุยกันเกี่ยวกับ “การจ่ายเงิน” อยู่หลายครั้ง ตั้งแต่ตอนเซ็น quotation จนถึงตอนรับ invoice แต่ก็ไม่พูดอะไร ใช้วิธีนิ่งเฉย แล้วจะมาบอกกันตอนเลยเวลาจ่ายเงินไปแล้วนี่หรือ … ไม่สวย ไม่งาม

อย่าได้ทำงานด้วยกันอีกเลยดีกว่า

[ ประสบการณ์สอนไว้ว่า มีลูกค้าน้อย ๆ ที่จ่ายเงินตรงเวลา ดีกว่ามีลูกค้าเยอะ ๆ แล้วต้องเสียเวลาคอยตามทวงหนี้ ]